Większość firm wraz z ich rozwojem staje w pewnym momencie przed decyzją o przeprowadzce. Planowanie zmiany lokalizacji firmy warto zacząć na rok do dwóch lat przed faktyczną przeprowadzką i dobrze się do niej przygotować.

Wybór miejsca nowej lokalizacji

Szukanie nowej siedziby powinno zacząć się od precyzyjnego określenia potrzeb firmy z uwzględnieniem kilkuletnich planów rozwoju. Lokalizacja powinna być dopasowana do profilu działalności i nastawiona na zwiększenie efektywności pracy, np. siedziba zlokalizowana w centrum miasta, przy głównej ulicy zwiększy prestiż firmy, jednak takie umiejscowienie niesie za sobą szereg utrudnień, jak np. korki, brak miejsc parkingowych, brak możliwości rozbudowy itp. Z kolei przeniesienie firmy w odległe od centrum miejsce wiąże się z utrudnionym dojazdem, zarówno dla pracowników, jak i kontrahentów.

Przenieś biuro na ulicę Domaniewską: Biura do wynajęcia na Domaniewskiej

Ilu pracowników ma pomieścić nowe biuro?

Następnym krokiem jest dokładne sprecyzowanie, ile miejsc pracy potrzebnych jest na chwilę przeprowadzki i jakie są założenia co do rekrutacji nowych pracowników w przyszłości. To pozwoli wybrać taką przestrzeń, którą będzie można aranżować w zależności od potrzeb, np. z otwartej przestrzeni wydzielić kilka pomieszczeń lub likwidując podziały stworzyć dużą przestrzeń biurową. W tej chwili na rynek nieruchomości oferuje biura z możliwością aranżowania przestrzeni w kilku, a nawet kilkunastu modelach.

Miejsca parkingowe

Kolejnym istotnym czynnikiem jest ilość wymaganych miejsc parkingowych, trzeba ją dostosować do wielkości obecnej floty przedsiębiorstwa oraz założyć o ile samochodów zwiększy się ona w kolejnych latach. Często o odrzuceniu firmy przez klienta decyduje brak możliwości zaparkowania pod siedzibą dlatego, trzeba założyć, ile miejsc będzie potrzebne dla gości, czyli kontrahentów, dostawców, klientów itp.,

Wybierając miejsce nowej lokalizacji, warto także zwrócić uwagę na takie rzeczy jak

• klimatyzacja
• system wentylacji
• odpowiednie nasłonecznienie
• czy ilość zieleni w biurze i wokół niego.

Czynniki te wpływają na zwiększenie efektywności pracy, zdrowie i samopoczucie pracowników. Na przykład zastosowanie odpowiedniej ilości roślin w biurze może zwiększyć produktywność pracowników aż o 15%, poza tym pozwala wyciszyć wnętrze dzięki temu, że zieleń odbija, rozprasza i pochłania fale dźwiękowe. Także odpowiednia wentylacja i oświetlenie w biurze są w stanie zmniejszyć nieobecność pracowników z powodu choroby nawet o kilka dni w roku.

Organizacja nowego biura

Nowe pomieszczenia powinny być gotowe i umeblowane już na 2-3 tygodnie przed planowanym terminem przeprowadzki. Warto przeprowadzić wcześniej rozmowy z pracownikami i ustalić, co pomogłoby im w efektywnej pracy i jak uniknąć utrudnień, czy konfliktów. Bazując na tej wiedzy, można lepiej zarządzać nową przestrzenią, ustawić biurka tak, aby zapewnić pracownikom dostęp do światła dziennego, podzielić pomieszczenie na odpowiednie działy itp.

Przy planowaniu przestrzennym, warto skupić się na możliwościach zmiany organizacji w przyszłości bez konieczności przerabiania całego pomieszczenia, np. zastosować rozwiązania modułowe lub zostawić trochę wolnej przestrzeni w każdym dziale, który w przyszłości ma być powiększony. Trzeba także zaprojektować sale konferencyjne, strefy odpoczynku i pomieszczenia specjalistyczne, tak aby zoptymalizować przestrzeń i zwiększyć komfort pracy.

Oddanie obecnego biura

Z przeprowadzką wiąże się zdanie dotychczasowej siedziby, dobrze zaplanować je na przynajmniej tydzień przed wygaśnięciem umowy, aby zdążyć ze wszystkimi pracami. Większość właścicieli wymaga przywrócenia pomieszczeń do stanu pierwotnego, który powinien być precyzyjnie określony w umowie najmu, oznacza to poza sprzątnięciem lokalu, konieczność usunięcia elementów obrandowania, podziałów przestrzeni, czy np. Indywidualnej klimatyzacji.

Przygotowanie pracowników do przeprowadzki

Firma to nie tylko budynki i meble, ale przede wszystkim ludzie. Przeprowadzka zawsze wiąże się z pewnym stresem i utrudnieniami, dlatego podstawą jest tutaj dobra komunikacja. Zespół powinien znać harmonogram przeprowadzki i zostać do niej dobrze przygotowany. Pomocne jest wyznaczenie koordynatora, który zapozna pracowników z terminami i lokalizacją, pokaże nowe biura i miejsca parkingowe, zadba o prawidłowe rozmieszczenie pracowników z uwzględnieniem działów i potrzeb. Koordynator jest także odpowiedzialny za dokładne pakowanie i oznakowanie zasobów biurowych, co pozwoli uniknąć bałaganu podczas przeprowadzki i skrócić jej czas.

Jak uniknąć zbędnych kosztów i problemów?

Przeniesienie przedsiębiorstwa w nowe miejsce to proces niezwykle skomplikowany, warto więc sięgnąć po pomoc profesjonalistów. Na rynku nieruchomości można znaleźć wiele firm specjalizujących się w doradztwie czy pełnej obsłudze w czasie przeprowadzki. Pozwoli to nie tylko zaoszczędzić czas, ale także da dostęp do szerokiej oferty nieruchomości i fachowe doradztwo w sprawach technicznych i prawnych, umożliwi uzyskanie pomocy zarówno w znalezieniu odpowiedniego lokum, zaprojektowaniu przestrzeni biurowej czy negocjowaniu warunków umowy.