Zarządzanie biurem to funkcja szalenie odpowiedzialna, wymagająca wielu kompetencji zawodowych, interpersonalnych i osobistych. Fachowość, kompetencja, racjonalizm, umiejętność planowania, organizowania i kontrolowania to cechy, które powinien posiadać dobry office manager. Kim zatem jest office manager i jaką rolę pełni w firmie? Jaki jest zakres jego obowiązków i co tak właściwie robi?
Office manager – zakres obowiązków
Office manager to inaczej kierownik biura. To on jest osobą zajmującą się wszelkimi sprawami w firmie oraz człowiekiem odpowiedzialnym za prawidłowe funkcjonowanie biura. Jego zadaniem jest zarządzanie wszelkimi sprawami w firmie. Jest odpowiedzialny za administrację, kontroluje wydatki biurowe i dba o budżet.
Odpowiada również za organizację pracy całego zespołu, poprzez:
- przewodzenie spotkaniom zespołu,
- nadzorowanie wprowadzania nowych pracowników oraz przygotowanie ich do wykonywania przeznaczonej im pracy,
- wspomaganie rozwoju pracowników przez organizowanie szkoleń oraz pomoc w znalezieniu właściwej ścieżki kariery,
- sprawowanie pieczy nad składem liczebnym personelu (zwłaszcza w okresach zwiększonej aktywności oraz sezonu urlopowego),
- dyscyplinowanie pracowników, stosowanie systemu nagród i kar w zależności od jakości wykonywanej pracy,
- dbanie o to, by ilość pracy odpowiadała możliwościom zespołu pracowniczego (nie przeciążanie pracą),
- przedstawianie wyników wraz z oceną pracy poszczególnych pracowników oraz sporządzanie raportów dla zarządu,
- dbanie o właściwe warunki pracy, a więc o prawidłową konserwację pomieszczeń biurowych, zapewnianie dostaw potrzebnych artykułów i wyposażenia oraz przestrzeganie zasad bhp.,
- sprawowanie nadzoru nad utrzymaniem biura w czystości, dbałość o komfortowe warunki pracy i miłą atmosferę.
Odpowiednie zarządzanie powierzchnią biurową, wymaga od dobrego office managera również tego, aby brał udział we wszystkich konferencjach i szkoleniach. Jego obowiązkiem są także kontakty z dostawcami i kontrahentami. To w jego gestii znajduje się wybieranie najkorzystniejszych ofert i optymalizowanie kosztów firmowych, począwszy od tych najmniejszych, dotyczących na przykład dzierżawy dystrybutora wody, po znacznie wyższe, jak zakup i serwisowanie niezbędnego sprzętu i floty firmowej.
Wyszukaj biuro dla firmy w dobrej lokalizacji: Biura na Warszawskiej Woli do wynajęcia
Jakie kompetencje powinien posiadać office manager?
Osoba na stanowisku office managera powinna przede wszystkim mieć ukończoną szkołę wyższą. Poza tym musi posiadać wysoko rozwinięte zdolności organizacyjne i interpersonalne. Nie mniej ważne jest jej doświadczenie w pracy biurowej, więc przed zatrudnieniem takiej osoby, warto sprawdzić, jak długo i na jakim stanowisku pracowała.
Pod uwagę trzeba wziąć staż pracy jako office managera co najmniej 3- letni. Tylko bowiem doświadczony pracownik, związany od lat z dobrze funkcjonującymi biurami i oddany swojej pracy, może być ekspertem w tym fachu. Wśród cech, szczególnie cenionych u office managera, wymienia się szczerość, samodzielność, dokładność oraz inicjatywę w działaniu. Bardzo ważna jest również łatwość w nawiązywaniu kontaktów i umiejętność zarządzania zespołem. Poza tym kandydat na to stanowisko powinien cechować się asertywnością, wysoką odpornością na stres, a także umiejętnością sprawnego planowania czasu pracy. Ogrom obowiązków, które przed nim staną, wymagał będzie bowiem ciągłego ustalania priorytetów dla poszczególnych zadań.
Warto także przyjrzeć się umiejętnościom językowym kandydata. Biegła znajomość, zwłaszcza języka angielskiego, jest najczęściej wymagana. W wykonywaniu obowiązków office managera, przydatna będzie też na pewno doskonała znajomość pakietu Office oraz znajomość zagadnień z dziedziny ekonomii.
Ile zarabia office manager?
Na wysokość wynagrodzeń kierowników biur wpływ ma kilka czynników, wśród których najważniejsze to:
- wielkość firmy,
- kapitał firmy,
- wykształcenie,
- staż pracy,
- region zatrudnienia.
Średnie miesięczne wynagrodzenie, które otrzymuje kierownik biura, to około 5200 zł brutto. Jednak aż 25% office managerów może liczyć na zarobki przekraczające nawet 7400 zł brutto.
