Office manager - kompetencje, obowiązki i zarobki

Office manager – kompetencje, obowiązki i zarobki

Zarządzanie biurem to funkcja szalenie odpowiedzialna, wymagająca wielu kompetencji zawodowych, interpersonalnych i osobistych. Fachowość, kompetencja, racjonalizm, umiejętność planowania, organizowania i kontrolowania to cechy, które powinien posiadać dobry kierownik biura (Office Manager).

Kim zatem jest office manager i jaką rolę pełni w firmie? Jaki jest zakres jego obowiązków i co tak właściwie robi? Praca office managera obejmuje szeroki wachlarz zadań, w tym zarządzanie personelem, koordynację działań biurowych oraz dbanie o sprawne funkcjonowanie biura.

Ile zarabia office manager – Informacje o wynagrodzeniu z Maja 2024

Dane z Maja 2024 z Ogólnopolskiego Badania Wynagrodzeń wskazują, że aktualne wynagrodzenie Office Managera w Polsce różni się w zależności od lokalizacji, wielkości firmy, branży oraz doświadczenia. Średnie miesięczne wynagrodzenie dla Office Managera w Polsce wynosi około 6 729 PLN brutto, co daje rocznie około 81 612 PLN​​​​.

Zarobki te wahają się od 4 000 PLN do 8 000 PLN brutto miesięcznie, w zależności od miasta. W większych miastach, takich jak Warszawa, Kraków czy Wrocław, można oczekiwać wyższych wynagrodzeń, często przekraczających 8 000 PLN brutto miesięcznie​​.

Mediana wynagrodzeń na stanowisku Office Manager wynosi 6 280 PLN brutto miesięcznie, z dolnym kwartylem wynagrodzeń na poziomie 5 250 PLN, a górnym kwartylem na poziomie 7 510 PLN​​.

Te dane pokazują, że wynagrodzenia Office Managerów są stosunkowo atrakcyjne, szczególnie w kontekście odpowiedzialności i zakresu obowiązków, które niesie za sobą to stanowisko.

Obowiązki office managera – zakres obowiązków

Obowiązki office managera to inaczej obowiązki kierownika biura. To on jest osobą zajmującą się wszelkimi sprawami w firmie oraz człowiekiem odpowiedzialnym za prawidłowe funkcjonowanie biura. Jego zadaniem jest zarządzanie wszelkimi sprawami w firmie. Jest odpowiedzialny za administrację, kontroluje wydatki biurowe i dba o budżet.

Zakres obowiązków kierownika biura obejmuje zarządzanie dokumentacją biurową, zaopatrzeniem, konserwacją sprzętu, organizacją podróży służbowych, kontaktami z dostawcami i partnerami firmy, zarządzaniem budżetem oraz rekrutacją w mniejszych firmach.

Przeczytaj również  Jak budować markę firmy? Skonsultuj się z agencją!

Odpowiada również za organizację pracy całego zespołu, poprzez:

  • przewodzenie spotkaniom zespołu,
  • nadzorowanie wprowadzania nowych pracowników oraz przygotowanie ich do wykonywania przeznaczonej im pracy,
  • wspomaganie rozwoju pracowników przez organizowanie szkoleń oraz pomoc w znalezieniu właściwej ścieżki kariery,
  • sprawowanie pieczy nad składem liczebnym personelu (zwłaszcza w okresach zwiększonej aktywności oraz sezonu urlopowego),
  • dyscyplinowanie pracowników, stosowanie systemu nagród i kar w zależności od jakości wykonywanej pracy,
  • dbanie o to, by ilość pracy odpowiadała możliwościom zespołu pracowniczego (nie przeciążanie pracą),
  • przedstawianie wyników wraz z oceną pracy poszczególnych pracowników oraz sporządzanie raportów dla zarządu,
  • dbanie o właściwe warunki pracy, a więc o prawidłową konserwację pomieszczeń biurowych, zapewnianie dostaw potrzebnych artykułów i wyposażenia oraz przestrzeganie zasad bhp.,
  • sprawowanie nadzoru nad utrzymaniem biura w czystości, dbałość o komfortowe warunki pracy i miłą atmosferę.

Odpowiednie zarządzanie powierzchnią biurową, wymaga od dobrego office managera również tego, aby brał udział we wszystkich konferencjach i szkoleniach. Jego obowiązkiem są także kontakty z dostawcami i kontrahentami. To w jego gestii znajduje się wybieranie najkorzystniejszych ofert i optymalizowanie kosztów firmowych, począwszy od tych najmniejszych, dotyczących na przykład dzierżawy dystrybutora wody, po znacznie wyższe, jak zakup i serwisowanie niezbędnego sprzętu i floty firmowej.

Jakie kompetencje powinien posiadać office manager?

Osoba na stanowisku office managera powinna przede wszystkim mieć ukończoną szkołę wyższą. Poza tym musi posiadać wysoko rozwinięte zdolności organizacyjne i interpersonalne. Nie mniej ważne jest jej doświadczenie w pracy biurowej, więc przed zatrudnieniem takiej osoby, warto sprawdzić, jak długo i na jakim stanowisku pracowała. Warto również zwrócić uwagę na doświadczenie w zarządzaniu jako kierowników biur, co może świadczyć o umiejętnościach niezbędnych na tym stanowisku.

Pod uwagę trzeba wziąć staż pracy jako office managera co najmniej 3- letni. Tylko bowiem doświadczony pracownik, związany od lat z dobrze funkcjonującymi biurami i oddany swojej pracy, może być ekspertem w tym fachu. Wśród cech, szczególnie cenionych u office managera, wymienia się szczerość, samodzielność, dokładność oraz inicjatywę w działaniu.

Przeczytaj również  Przednajem i umowa pre let – Co to jest?

Bardzo ważna jest również łatwość w nawiązywaniu kontaktów i umiejętność zarządzania zespołem. Poza tym kandydat na to stanowisko powinien cechować się asertywnością, wysoką odpornością na stres, a także umiejętnością sprawnego planowania czasu pracy.

Ogrom obowiązków, które przed nim staną, wymagał będzie bowiem ciągłego ustalania priorytetów dla poszczególnych zadań. Stanowisko office managera często pojawia się w ofertach pracy, co świadczy o dużym zapotrzebowaniu na specjalistów w tej dziedzinie.

Warto także przyjrzeć się umiejętnościom językowym kandydata. Biegła znajomość, zwłaszcza języka angielskiego, jest najczęściej wymagana. W wykonywaniu obowiązków office managera, przydatna będzie też na pewno doskonała znajomość pakietu Office oraz znajomość zagadnień z dziedziny ekonomii.

Aby zostać office managerem, kandydat musi wykazać się nie tylko odpowiednimi kwalifikacjami, ale także doświadczeniem i umiejętnościami zarządzania biurem.

Zawód office managera jest niezwykle wymagający, ale jednocześnie daje wiele możliwości rozwoju kariery w różnych typach firm, od prywatnych przedsiębiorstw po korporacje i placówki medyczne.

Call Now Button