Jednym z największych wydatków operacyjnych prowadzonej działalności jest wynajem powierzchni biurowej. Kwota przedsięwzięcia zależna jest oczywiście od lokalizacji oraz potrzebnej przestrzeni. Na co zwracać uwagę podczas poszukiwań odpowiedniego miejsca?

Cena (nie) przede wszystkim

Nie ma co się oszukiwać, że koszty nie grają roli, bo oczywiście są istotne dla każdego przedsiębiorcy. Na potrzeby budżetowania we wczesnym etapie procesu nie musisz znać dokładnej powierzchni biurowej, jednak nie powinieneś zapominać o zasadach BHP. Weź więc pod uwagę, że na jednego pracownika przypadać musi minimum 2 metry kwadratowe niezajętej przez sprzęt, wolnej podłogi.

W przypadku osadzenia biura przez więcej niż 4 osoby, wolna objętość pomieszczenia powinna wynosić minimum 15 metrów sześciennych. Wysokość nie powinna być mniejsza niż 3 metry. Wymagana przestrzeń między monitorami komputerów to 0,6 metra, natomiast między tylną powierzchnią monitora a sąsiednim pracownikiem minimum 0,8 metra.

Składowe kosztorysu wynajmowanej powierzchni biurowej

Szybka kalkulacja liczby pracowników, oparta o powyższe wymagania może pomóc w oszacowaniu kwoty czynszu, co powinno dać jasny obraz na częściowe koszty wynajmu. Jeśli dobra lokalizacja miejsca pracy nie jest dla Ciebie priorytetem, rozważ możliwość wynajęcia biura na obrzeżach miasta. Jeśli jednak celujesz w prestiżowych klientów i interesuje Cię wynajęcie biura w nowoczesnym biurowcu, oprócz umiejscowienia lokalu, wpływ na jego cenę mogą mieć takie czynniki, jak:

• klasa budynku,
• udogodnienia budowlane, jak na przykład winda,
• obecność portiera, lobby, itp.
• parking,
• sąsiedztwo.

Zobacz lokale biurowe w prestiżowej dzielnicy Warszawy: Biura do wynajęcia Mokotów

Media

Nie należy również zapominać, że oprócz czynszu podstawowego, pojawią się opłaty za media oraz eksploatację. Takie wydatki również podlegają możliwości rozliczenia podatkowego w ramach firmy. Koniecznym warunkiem rozliczeń jest posiadanie dokumentów stwierdzających faktyczne wydatki. Nie muszą to być, wbrew pozorom, faktury VAT, a wystarczy umowa potwierdzająca płatność za media przez najemcę lub zwykłe potwierdzenia przelewów.

Ponadto media podlegają częściowemu rozliczeniu w przypadku, gdy lokal spełnia, oprócz biurowej, funkcję mieszkalną. W takim przypadku konieczne będzie oświadczenie, które określać będzie procentowy udział mieszkania w celach firmowych, a koszty mediów rozliczane będą tylko w oparciu o ten procent.

Rodzaje rozliczeń kosztów najmu

Koniecznością nadrzędną jest sprawdzenie statusu wynajmującego, po którym ustalana będzie umowa i zgoda na wykorzystanie lokalu do celów firmy.

Istnieją trzy drogi rozliczenia kosztów wynajmowanej powierzchni biurowej:

• Faktura VAT 23% wystawiona zostanie przez wynajmującego, który prowadzi sprzedaż mieszaną lub jest czynnym VAT-owcem. Wymagany przy takiej sytuacji podatek można w całości odliczyć, a podatek dochodowy obniżyć poprzez ujęcie kosztów w księdze przychodów i rozchodów.
• Faktura “ZW” wystawiona będzie przez wynajmującego zwolnionego z VAT na podstawie limitu sprzedaży, dlatego nie będzie na niej stawki i kwoty VAT. Chociaż w takiej sytuacji VAT-u odliczyć nie sposób, wciąż można najem tego typu “wrzucić w koszty”.
• Jeśli wynajmujący nie prowadzi działalności, będąc osobą prywatną – nie odliczysz VAT-u, jednak wciąż możesz rozliczyć w ramach firmy. Wystarczy uzyskać od wynajmującego rachunek, który będzie wiążący do włączenia takowego kosztu w księgę przychodów i rozchodów firmy. Plusem takiego rozwiązania może być niższa kwota do zapłaty z uwagi na brak VAT-u na fakturze. Aby jednak wpisać koszt w KPiR wymagany jest dowód zapłaty, więc należy zadbać o uzyskanie rachunku.

Jaka kwota wiąże się z wynajęciem biura dla małej firmy?

Jeśli rozważasz zakup powierzchni oscylującej między 15-50 metrami kwadratowymi, koszt wynajęcia biura w niewielkim budynku będzie znacznie niższy niż w nowoczesnym biurowcu, jednak na jego niekorzyść może wpływać nierzadko fakt braku wyposażenia. Porównywanie cen w największych miastach Polski daje względny obraz na sytuację rynku pomieszczeń biurowych.

Wynajmij biuro w tej dzielnicy: Biura Warszawa Wola

Najdroższym miastem według wszelkiej maści rankingów jest, a jakże – Warszawa, ponieważ metr kwadratowy powierzchni biurowej w Stolicy kosztuje średnio ponad 100 zł netto. Prawie o połowę mniej zapłacisz wynajmując biuro w Poznaniu, Wrocławiu, Katowicach, Trójmieście, czy Krakowie.