Po przeczytaniu kilku wskazówek odnośnie umów najmu powierzchni biurowych z pewnością znajdziesz odpowiednie zalecenia związane z negocjowaniem jak najlepszych warunków kontraktu. Mówią one przede wszystkim o tym, w jaki sposób prowadzić konwersację z potencjalnym wynajmującym. Poniżej znajdziesz kilka głównych obszarów, w których możesz prowadzić negocjacje przy wynajmie w celu uzyskania korzystnych warunków dla firmy.

Wysokość czynszu bazowego

Przede wszystkim uzbrój się w wiedzę dotyczącą stawek czynszu w okolicy dla podobnych powierzchni do tej, którą chcesz wynająć. (Zapoznaj się z artykułem czym jest czynsz bazowy i efektywny) W momencie udowodnienia niższych kosztów ponoszonych przez inne firmy w związku z wynajmem, możesz przedstawić rozsądną ofertę lekceważąc proponowaną stawkę. Kiedy wynajmujący nie zgadza się na sugerowane warunki, możesz wówczas poprosić o niższy czynsz przez pierwszych kilka miesięcy, co zrekompensuje koszty relokacji firmy do nowego biura.

Zmiany wizualne

Podstawowe zmiany wizualne, takie jak odmalowanie ścian bądź nowe wykładziny stanowią dla właścicieli stosunkowo niewielki wydatek, a mogą bardzo uatrakcyjnić oferowaną powierzchnię biurową.

Limit podwyżki czynszu

Umowa najmu biura w większości przypadków zawiera zapis o możliwym wzroście czynszu rocznego. Warto zawalczyć w tej kwestii o sprawiedliwy limit podwyżki. Wynajmujący bowiem najprawdopodobniej sam go nie wyznaczy. Dzięki temu pozbędziesz się niemiłych niespodzianek w postaci mocno zwiększonych stawek.

Możliwość podnajmu

W przypadku, gdy firma będzie potrzebowała pozbyć się jakiejś niewykorzystanej części biura lub całkowicie wynająć powierzchnię innemu najemcy, klauzula podnajmu może okazać się bardzo korzystna. Jeśli nie ma jej w umowie, najlepiej poproś o dodanie tego elementu.

Współczynnik powierzchni wspólnych

Wynajmując biuro zapłacisz nie tylko za użytkowane metry kwadratowe, lecz także poniesiesz koszty związane z utrzymaniem części wspólnych w budynku. Kwota jaką należy zapłacić zależy od przelicznika. Najlepiej będzie jeśli zapytasz, w jaki sposób właściciel budynku ją wylicza. Jeżeli twoja firma jest nieduża, możesz w ten sposób spróbować uzasadnić prośbę o ewentualne zmniejszenie współczynnika. Według niego ustalana jest wysokość czynszu, a więc niższa jego wartość oznacza obniżony całkowity czynsz. Może Ciebie również zainteresować co to jest współczynnik miejsc parkingowych.

Koszty utrzymania budynków

Wszelkie wydatki, które są związane z utrzymaniem budynków, jak na przykład podatki, konserwacja i naprawy czy utrzymanie zieleni dotyczą również ciebie jako najemcy. Przede wszystkim dowiedz się, co dokładnie składa się na te koszty i w momencie, gdy jakaś pozycja jest według ciebie niewłaściwie wyliczona, poproś o wykluczenie tego podpunktu. Wydatki operacyjne najczęściej obliczane są na podstawie tych, które poniesione zostały w poprzedzającym roku. Możesz więc wyeliminować je w pierwszych 12 miesiącach wynajmu z czynszu, nim nie zostaną wyliczone.

Klauzula pierwszeństwa

Prawo pierwszeństwa odmowy i do oferowania mogą się okazać niezwykle korzystne dla prowadzonej przez ciebie firmy. Pierwsze z nich gwarantuje, że właściciel nie zaoferuje wynajmowanej przez ciebie powierzchni innemu najemcy pod koniec okresu dzierżawy, chyba że nie zechcesz przedłużyć kontraktu i to potwierdzisz. W przypadku pierwszeństwa oferowania masz pewność, że wynajmujący najpierw tobie zaoferuje nowe powierzchnie na tych samych warunkach, a dopiero potem pokaże je innym firmom.