Choć w nowoczesnych biurach open space nie ma miejsca na prywatność, to wspólne przebywanie z innymi pracownikami doskonale wpływa na kreatywność, skraca dystans i pozwala na budowanie relacji. Poza tym, brak ścian, które niejako mimo woli dzieliły społeczeństwo, ma pokazywać, że wszyscy w strukturach korporacyjnych są sobie równi.
Czy rzeczywiście open space office tak są odbierane przez pracowników?
W artykule przyjrzymy się nieco bliżej otwartej przestrzeni biurowej, a także wskażemy m.in. kto wpadł na jej pomysł oraz jakie są wady i zalety takiego rozwiązania.
Zobacz także: Wady i zalety biur coworkingowych
Przeskocz do akapitu:
Co to jest open space?
Open space to ostatnio bardzo modne słowo w dziedzinie architektury wnętrz, chętnie stosowane zarówno w odniesieniu do przestrzeni domowej, jak i służbowej. Najczęściej jednak występuje w kontekście otwartej przestrzeni biurowej.
Z definicji biuro typu open space jest to miejsce charakteryzujące się jedną, wielką przestrzenią, która nie jest oddzielona pokojami czy gabinetami, a zatem właśnie w tym jednym miejscu ustawione są wszystkie biurka pracownicze, jedynie czasem poprzecinane kolumnami podtrzymującymi stropy.
Z założenia open space office posiada wiele zalet, takich jak chociażby łatwość organizacji pracy, usprawniona komunikacja między pracownikami czy elastyczność przemeblowania. W praktyce jednak biura open space mają wielu przeciwników, którzy takie biura wieloprzestrzenne określają mianem najbardziej niehumanitarnych w historii różnych typów przestrzeni biurowych.
Kto wymyślił open space?
Historia otwartej przestrzeni sięga roku 1906, kiedy to architekt Frank Lloyd Wright stwierdził, że ściany i podział na pokoje w zasadzie nie służą niczemu dobremu. Jego zdaniem taka przestrzeń biurowa miała sprzyjać wyzwoleniu myśli, a także pomóc w pozbyciu się granic między pracownikami.
Jednak firmy „zrozumiały” tę ideę nieco inaczej i postanowiły wykorzystać ją do pomieszczenia większej ilości pracowników na tej samej przestrzeni, po to by w ten sposób ograniczyć koszty.
Przeczytaj też: Jak oszacować miesięczne koszty wynajmu biura
W praktyce wyglądało to tak, że światowe korporacje umieszczały na jednej wielkiej przestrzeni praktycznie wszystkich pracowników, co kończyło się niesprzyjającym do pracy hałasem, w którym przebijały się dźwięki maszyn do pisania, telefonów, no i oczywiście głośnych rozmów.
Osoby na wyższych stanowiskach najczęściej miały oddzielne gabinety, według prawidłowości – im ważniejsza osoba, tym większy gabinet. Najatrakcyjniejsze gabinety narożne z przepięknym widokiem zajmowali dyrektorzy.
Widok otwartej przestrzeni biurowej z rzędami identycznych biurek nie przedstawiał się zbyt imponująco, z tego też powodu niemiecka grupa architektoniczna Quickborner w 1950 roku zaprojektowała nieco inne wersje biurek, które oddzielone zostały od siebie małą ścianką. To proste rozwiązanie dawało już pracownikom namiastkę własnej przestrzeni oraz nieco więcej prywatności.
Początek biur open space w Polsce to lata 90. XX wieku, kiedy to zawitały do nas duże, międzynarodowe korporacje. Taki system pracy wciąż się sprawdza, ponieważ pozwala w sposób oszczędny urządzić biuro. Nadal też menedżerowie posiadają oddzielne gabinety, choć w najnowocześniejszych miejscach pracy mają one szklane ściany.
Dlaczego firmy stawiają na biura open space?
Powszechnie wiadomo, że właścicielom firm zależy przede wszystkim na zyskach, a znacznie łatwiej je osiągnąć poprzez duże oszczędności. W biurach typu open space mieści się zdecydowanie więcej pracowników niż w tych tradycyjnych. A zatem dzięki takiej formie, przynajmniej w teorii, mogą sporo zyskać pod względem finansowym.
Zapoznaj się też z artykułem: Jakie są wady i zalety pracy w biurze
Taka otwarta przestrzeń biurowa sprzyja budowaniu relacji między pracownikami, jak również wspomaga wymianę myśli oraz doświadczeń. Dzięki integracji i nieco bliższej współpracy łatwiej buduje się drużynę. Z tego też powodu korporacje wybierają formę open space przy dynamicznych zespołach, gdzie liczy się praca w grupie.
Tego typu przestrzeń biurowa teoretycznie ma także usprawniać komunikację, choć badania dowodzą, że taka szybka komunikacja nie koniecznie działa na korzyść firmy, bowiem jest ona szybsza, ale też płytsza.
Biuro typu open space do wynajęcia w Śródmieściu Warszawy – Nowy Świat 68
Ile m2 przypada na osoby pracujące w biurach open space?
Przepisy BHP w Polsce mówią o tym, że przestrzeń przeznaczona dla jednego pracownika powinna wynosić co najmniej 13 metrów sześciennych oraz minimum 2 metry kwadratowe wolnej przestrzeni podłogowej, która nie jest zajęta przez żadne urządzenia techniczne czy inny sprzęt. A zatem ile metrów na pracownika przypada?
Nie może ona być mniejsza niż 6 metrów kwadratowych.
W praktyce na jeden pokój biurowy przypada około 5 m2 na osobę, ale już przy większej powierzchni, gdy uwzględnimy wszystkie korytarze oraz pomieszczenia socjalne, to wychodzi około 10 m2 na osobę. A więc w takim wypadku przykładowo dla 30 osób trzeba już liczyć około 270-300 m2 powierzchni biurowej.
Ile metrów kwadratowych na jednego pracownika?
Badania przeprowadzone wśród europejskich firm mówią o tym, że powierzchnia biurowa na jednego pracownika generalnie waha się w granicach od 10 do 30 m2 i zależy to od rodzaju branży oraz aranżacji przestrzeni. W Polsce nadal akceptowane jest większe zagęszczenie – poniżej 10 m2 na osobę.
A w przypadku powierzchni podzielonej?
W przypadku powierzchni podzielonej na pokoje właściciele firm będą potrzebowali więcej metrów kwadratowych, bo część przestrzeni zostanie „zabrana” przez ściany. Na podstawie danych zebranych w biurowcach w Sydney, przy tradycyjnym układzie pomieszczeń szacuje się średnio 19 m2 na osobę.
Wynajmij biuro open space na warszawskim Mokotowie w Konstruktorska Business Center
Ile m2 w przestrzeni biurowej otwartej?
Natomiast w przypadku biurowej przestrzeni otwartej w dogodnych warunkach może pracować znacznie większa liczba pracowników – średnio na jednego pracownika przypada już tylko 15 m2.
Układ znany z call-center
Największe zagęszczenie pracowników można pozyskać w układzie biurek znanym z call-center – poniżej 8 m2 na osobę.
Przykład biura z układem biurek jak w call center – uzyskuje się wtedy bardzo wysokie zagęszczenie pracowników
Wady i zalety biur open space
Specjaliści wskazują, że biura typu open space są idealnym rozwiązaniem dla ekstrawertyków, którzy czerpią niejako energię właśnie z kontaktu z innymi ludźmi. Właśnie dzięki temu, że mają wokół siebie wielu współpracowników, mogą z nimi przebywać i konsultować się, zwiększa się ich motywacja do pracy. Taka współpraca jest też dużo łatwiejsza, a gdy potrzebna jest szybka rozmowa, można bez problemu się spotkać i nie trzeba nikogo szukać, bo wszystkich zazwyczaj mamy na wyciągnięcie ręki.
Zobacz również: Wady i zalety coworkingu
Oszczędności
Kolejną bardzo ważną zaletą są oczywiście oszczędności. Biuro open space jest po prostu tańsze i znacznie bardziej ekonomiczne niż kilka mniejszych pomieszczeń. Dlatego też firmy, które chcą obniżyć koszty prowadzenia działalności wybierają tę formę powierzchni biurowej.
Podglądanie i uczenie się od innych pracowników
Z pewnością dużą zaletą jest również możliwość podpatrywania doświadczonych pracowników przez młodszych kolegów, np. jak radzą sobie z klientami. Taka forma uczenia się i zdobywania nowej wiedzy jest o tyle wygodna, że nikomu nie przeszkadza.
Trudniej o konflikty między pracownikami
Zdaniem znawców tematu, w dużej przestrzeni trudniej jest o zaostrzony konflikt. Nawet jeśli pracownicy nie przepadają za sobą, to kwestia ta nie przeszkadza w znaczący sposób w pracy, bowiem nie są oni razem zamknięci w małym pokoju. Taki konflikt może dać znać o sobie właśnie wtedy, gdy pracownicy znajdują się w mniejszym pomieszczeniu.
Co więcej, przez hałas rozmowy są wygłuszane, a więc nie przeszkadzają tak bardzo jak w małym biurze. W mniejszych pomieszczeniach rozmowy są dokładnie słyszane i mogą przeszkadzać o wiele bardziej.
Hałas w biurze
Niestety taka forma biurowej przestrzeni ma też swoje wady. Przede wszystkim problemem jest hałas. Zawsze ktoś rozmawia, bo na przykład ma spotkanie z klientem, co chwilę dzwoni telefon, ktoś inny głośno stuka w klawiaturę komputera itd. W takich warunkach trudniej o efektywność pracy. Gdy w biurze panuje harmider pojawiają się problemy ze skupieniem się, bo ciągle coś nas rozprasza, a to wpływa na jakość pracy.
Dla niektórych praca w open space to większy stres
Negatywne opinie o biurach open space wynikają też z tego, że pracownicy mają wrażenie, jakby wszyscy patrzyli im przez ramię, sprawdzali co inni robią czy przypadkiem ktoś się nie leni lub nie robi czegoś niewłaściwego. Takie sytuacje prowadzą do frustracji i mogą wywoływać stres.
Złe rozwiązanie dla introwertyków
Tego typu biurowe rozwiązania architektoniczne nie sprawdzają się również w przypadku introwertyków, którzy w takich miejscach po prostu się męczą i nie są w stanie efektywnie pracować.
Choroby
Pracownicy zmuszeni do pracy w biurach open space są bardziej podatni na choroby, dlatego szczególnie muszą dbać o higienę. W pomieszczeniu, w którym pracuje dużo osób, łatwiej rozwijają się bakterie oraz wirusy.
Trudniej o nawiązywanie kontaktów
W otwartej przestrzeni biurowej trudno jest nawiązać kontakty. Prywatne rozmowy w zasadzie nie mają miejsca, z tego też powodu poziom znajomości jest raczej powierzchowny. A bliskie relacje ze współpracownikami często pozytywnie wpływają na motywację i zaangażowanie.
A zatem, jak sobie radzić z takimi warunkami w pracy?
Przede wszystkim, dbając o komfort pracy. Dajmy dobry przykład i starajmy się pracować w taki sposób, abyśmy nie przeszkadzali innym. Jeśli natomiast coś nam nie odpowiada to śmiało możemy zwrócić uwagę naszym współpracownikom.
O tym, jak pracować w open space, szanując swoją przestrzeń i jednocześnie przestrzeń innych pracowników, mówią zasady savoir vivre w otwartej przestrzeni biurowej.
Zasady savoir vivre w otwartej przestrzeni biurowej
- Dbajmy o ciszę. Jeśli któryś z pracowników zachowuje się stanowczo za głośno, po prostu zwróćmy mu uwagę.
- Prowadźmy szeptem rozmowy telefoniczne. Naprawdę nie ma potrzeby krzyczeć do słuchawki.
- Ograniczmy albo całkowicie wyeliminujmy załatwianie spraw prywatnych w pracy. To nigdy nie jest mile widziane, zarówno przez współpracowników, jak i przełożonych.
- Wszelkie zabiegi pielęgnacyjne, nawet takie jak kremowanie rąk, wykonujmy w łazience.
- Na wspólnej przestrzeni szanujmy cudzą własność i nie bierzmy bez pytania tego, co nie jest nasze.
- Jeśli nie jesteśmy częstowani to nie podjadajmy cudzych przekąsek.
- Ograniczmy jedzenie przy biurku, zwłaszcza chrupiącego jedzenia lub o intensywnym zapachu.
- Zrezygnujmy z hałaśliwej biżuterii – to bardzo rozprasza.
- Nie zaglądajmy kolegom w monitor.
- Wyciszmy telefon przed wejściem do pracy.
Tego typu zasady powinny być przestrzegane w każdej pracy, a zwłaszcza w biurach typu open space.
Jak można zaprojektować biuro typu open space?
Obecnie panuje moda na pracę zespołową, a więc warto połączyć ze sobą 2 czy 4 biurka i stworzyć pracownikom odpowiednie miejsce do pracy nad jednym projektem. Takie klastry zapewniają szybki przepływ informacji oraz dokumentów, i mają pozytywny wpływ na relacje w firmie.
Praca zespołu przy połączonych biurkach w open office
Koncepcja hot-desking
Warto pomyśleć o koncepcji hot-desking, czyli o stanowisku pracy nieprzypisanemu do nikogo. Sprawdza się to szczególnie w firmach, w których zatrudnieni pracownicy większość obowiązków wykonują w terenie, zaś praca przy biurku zajmuje im w sumie kilka godzin w tygodniu.
Zieleń do biura
Wprowadźmy zieleń do biura. Rośliny pochłaniają kurz oraz pył emitowany przez biurowe sprzęty, wpływają na regulację wilgotności powietrza i pochłaniają CO2. Rośliny ustawione w pobliżu monitora pozwalają odpoczywać oczom.
Ochrona biura przed hałasem
Warto pomyśleć o ochronie przed hałasem, metod na wyciszenie biura jest sporo. Można zainwestować w specjalne panele wygłuszające. Dobrze jest też tak rozstawić meble, aby nie tylko dawały namiastkę prywatności pracownikom, ale też przy okazji wygłuszały rozmowy i inne hałasy.